Politique de Confidentialité

1. Responsable du Traitement

La présente Politique de Confidentialité couvre le site internet www.wavesnlove.com et les traitements liés aux voyages, activités et photographies décrits dans la présente Politique, y compris ceux réalisés en dehors du site, par WAVES & LOVE, Unipessoal, Lda., dont le siège social est situé Rua Cidade de São Paulo, n.º 25, 4.º A, 2735-656 Agualva-Cacém, Sintra, Portugal, NIPC 519518225, ci-après « WAVES & LOVE ».

WAVES & LOVE est responsable du traitement des données personnelles au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi n.º 58/2019 du 8 août.

Contact pour les questions relatives à la confidentialité :

• Adresse : Rua Cidade de São Paulo, n.º 25, 4.º A, 2735-656 Agualva-Cacém, Sintra
• Téléphone : +33 7 59 70 81 91
• Email : contact@wavesnlove.com

L'entité responsable de la collecte et du traitement des données personnelles est WAVES & LOVE, qui, dans le cadre de la relation contractuelle ou précontractuelle et selon le service demandé, collectera et traitera les données personnelles indispensables à cette fin.

WAVES & LOVE n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données. La nécessité de cette désignation est réévaluée à la lumière des articles 37 à 39 du RGPD ; en attendant, les demandes doivent être adressées au contact confidentialité indiqué ci-dessus.

2. Catégories de Données Personnelles Traitées

WAVES & LOVE peut collecter et traiter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification et de voyage : pour créer le compte, sont demandés le nom, le prénom, la date de naissance, le pays de naissance et le pays de résidence, en plus de l'email et du téléphone. Pour le voyage, seuls les champs strictement nécessaires d'une pièce d'identité, d'un passeport ou d'un visa sont traités ; une copie intégrale n'est pas collectée systématiquement lorsqu'une information partielle ou une vérification sans conservation suffit. Une copie de la carte d'identité n'est effectuée que dans les cas et conditions légalement autorisés.
• Données de contact : email et téléphone. Dans la section facultative « Emergency & Travel Info » du profil, le voyageur peut indiquer le nom, le téléphone et le lien avec la personne à contacter en cas d'urgence. Ces champs ne sont pas obligatoires pour créer un compte ou effectuer une Réservation.
• Données de communication, d'assistance, de réclamations et d'avis publics : messages, demandes et réponses ; note, texte, destination ou mission, date, nom d'affichage ou pseudonyme, et enregistrements d'authenticité et de modération.
• Données de navigation : cookies, adresse IP, identifiants en ligne.
• Données nécessaires à l'organisation des voyages : Réservation, séjour, activités, exigences logistiques et administratives, champs nécessaires des documents de voyage et preuve minimale de l'existence et des garanties essentielles de l'assurance. Les notes se limitent aux faits et instructions nécessaires à l'organisation, à l'assistance ou à la clôture de la prestation ; les informations de santé suivent le point 3.6 et ne figurent pas dans des notes d'accès général. La présence peut être attestée par une feuille papier, avec identification minimale, activité, date et confirmation, sans géolocalisation.
• Données de prospection commerciale : email pour l'envoi de newsletters.
• Données de facturation et de réservation : le cas échéant, données nécessaires à l'émission de documents comptables.
• Données de santé et restrictions alimentaires : le voyageur peut indiquer facultativement des restrictions alimentaires ou des allergies dans le profil « Emergency & Travel Info », sans que cela soit une condition pour créer un compte ou réserver. Les allergies et les éléments révélant la santé sont des données de santé ; une préférence alimentaire n'est pas automatiquement sensible, mais si elle révèle la santé, la religion ou une autre catégorie de l'article 9 du RGPD, elle suit le régime correspondant. Lorsque cela est nécessaire à l'activité, une confirmation fonctionnelle d'aptitude ou des instructions limitées aux adaptations ou précautions nécessaires peuvent également être traitées, sans collecte systématique d'antécédents médicaux ni de copies de certificats.
• Données de préparation aux activités et d'engagement de conduite : identification du participant, de l'ONG et de la mission, enregistrement des étapes de lecture et des questions de compréhension effectivement réalisées, versions et langue des règles générales de WAVES & LOVE et des règles spécifiques de l'ONG présentées, achèvement et, le cas échéant, date et preuve de la signature électronique de l'engagement, et déclaration justificative mise à disposition de l'ONG, y compris les compléments nécessaires en cas de changement de mission ou de règles. Pour les autres activités, lorsqu'un représentant légal intervient, seules son identification, sa qualité et l'enregistrement de l'intervention nécessaire sont traités. Le parcours spécifique de protection des mineurs s'applique actuellement uniquement aux participants majeurs affectés à des missions impliquant un contact avec des mineurs bénéficiaires. Aucune déclaration relative à des condamnations, enquêtes ou interdictions judiciaires n'est demandée.
• Données d'avis publics : note, commentaire, expérience évaluée, date, nom d'affichage ou pseudonyme facultatif, correspondance interne avec la Réservation, et enregistrements de signalement et de modération ; elles ne sont pas utilisées, manuellement ou automatiquement, à des fins de profilage, de tarification, de réservation, de participation ou de restriction d'accès.
• Données d'image : photographies ; identification minimale de la personne photographiée et du représentant lorsque nécessaire, contexte, finalités et supports autorisés, durée, preuve du consentement et retrait éventuel.
• Dons après le séjour : lorsque la fonctionnalité est disponible et utilisée, identification et coordonnées nécessaires, entité ou projet bénéficiaire choisi, montant, date et référence de l'opération, selon les informations présentées avant le don.

3. Finalités et Bases Légales du Traitement

Le traitement des données personnelles est effectué de manière licite, loyale et transparente. Les finalités et leurs bases légales respectives sont :

3.1 Gestion des Contacts et Réponses aux Demandes

Finalité : gérer les demandes envoyées via la rubrique « Contactez-nous ».

Données traitées : nom, prénom, email, téléphone, message.

Base légale : mesures précontractuelles (art. 6, paragraphe 1, point b du RGPD).

3.2 Prospection Commerciale et Newsletter

Finalité : envoi d'informations sur les produits, services, destinations et actualités.

Données traitées : email.

Base légale : consentement (art. 6, paragraphe 1, point a du RGPD).

3.3 Cookies et Données de Navigation

Finalité : améliorer l'expérience de navigation, personnaliser les contenus et analyser les statistiques.

Données traitées : identifiants en ligne, cookies.

Base légale : consentement pour les cookies non essentiels ; les cookies strictement nécessaires bénéficient uniquement de l'exception de l'article 5 de la loi n.º 41/2004, tout traitement de données personnelles ultérieur devant avoir son propre fondement au titre de l'article 6 du RGPD.

3.4 Organisation des Voyages et Activités

Finalité : créer et gérer le compte du voyageur et organiser la réservation, la coordination et l'exécution des voyages, séjours et activités. Les champs facultatifs du profil visent à faciliter la préparation et l'assistance pour des voyages présents ou futurs ; ils ne sont pas dupliqués dans un dossier par mission.

Données traitées : données du compte et données de Réservation, de voyageurs, de documents, d'assurance, d'hébergement, d'activités, de présence et de logistique nécessaires à la gestion du compte, aux mesures précontractuelles, à l'exécution du contrat, à l'assistance et aux obligations légales. Les champs facultatifs du profil suivent les finalités et les fondements propres décrits au présent point et au point 3.6. Les données sont fournies par le voyageur ou, pour les accompagnants et les mineurs, par la personne effectuant la Réservation ou par le représentant légal ; les partenaires ne communiquent que les éléments de coordination nécessaires. Les feuilles de présence papier ne sont pas publiées et ne visent pas à suivre les déplacements. Lorsque les données ne sont pas obtenues directement auprès de la personne concernée, l'information prévue à l'article 14 du RGPD est assurée.

Base légale : mesures précontractuelles ou exécution du contrat lorsque la personne concernée est partie, y compris lorsqu'elle est valablement représentée, uniquement pour les données objectivement nécessaires au compte ou au service demandé (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD). S'agissant des accompagnants qui ne sont pas parties, l'organisation et l'exécution du voyage, l'assistance et la coordination reposent sur l'intérêt légitime de WAVES & LOVE et de ces voyageurs, après mise en balance des droits en présence et limitation au nécessaire (point f). Les obligations légales concrètement applicables reposent sur le point c. Les préférences alimentaires facultatives non sensibles reposent sur le consentement (point a) ; les informations sensibles suivent le point 3.6. Les données du contact d'urgence reposent sur l'intérêt légitime à préparer l'assistance au voyageur, après mise en balance des droits de la personne désignée. Le voyageur doit l'informer de cette désignation et de la présente Politique ; WAVES & LOVE assure l'information prévue à l'article 14 dans les conditions et délais applicables, sans la remplacer par le consentement du voyageur.

3.5 Respect des Obligations Légales

Finalité : respect des obligations fiscales, comptables, administratives ou de sécurité.

Base légale : obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c du RGPD).

3.6 Données de Santé (Art. 9 du RGPD)

Finalité : permettre au voyageur de conserver facultativement dans son profil les informations de santé utiles à la préparation sécurisée de voyages présents ou futurs, et ne rendre disponibles que celles nécessaires à l'activité ou à l'assistance concrètes. Cela couvre également la vérification des exigences d'aptitude ou sanitaires et les adaptations ou précautions nécessaires à l'activité.

Données traitées : allergies, restrictions alimentaires révélant une information sensible et instructions fonctionnelles nécessaires aux adaptations ou précautions. Il n'est constitué aucun dossier clinique et aucun antécédent médical ni copie intégrale de certificat n'est demandé systématiquement. L'accès, qui peut être limité dans les outils existants, est réservé aux fonctions de préparation, de sécurité ou d'assistance qui en ont besoin. Les informations sensibles figurant dans des notes ou des champs d'urgence conservent ce régime ; elles ne sont pas mises à la disposition des partenaires de manière indiscriminée.

Base légale : la conservation facultative dans le profil et le partage nécessaire avec les partenaires identifiés aux fins de préparation et d'assistance reposent sur un consentement explicite, spécifique, éclairé, démontrable et libre, au sens des articles 6, paragraphe 1, point a, et 9, paragraphe 2, point a, du RGPD. Le consentement est distinct de l'acceptation générale du compte ou de la Réservation, peut être retiré à tout moment sans porter atteinte aux services qui ne dépendent pas de cette information, et ne se présume pas du simple remplissage facultatif d'un champ. Tout autre traitement exige un fondement propre au titre de l'article 6 et une condition applicable de l'article 9, paragraphe 2. En cas d'urgence, les intérêts vitaux supposent l'impossibilité physique ou juridique pour la personne concernée de consentir. Sans fondement applicable, les données ne sont ni collectées ni mises à disposition.

Conservation : les champs facultatifs peuvent demeurer dans le profil pour de futurs voyages tant que le voyageur souhaite les conserver et qu'ils demeurent nécessaires et actuels, conformément au point 10. Leur maintien ne prolonge pas l'accès de l'ONG après la mission. Les besoins comptables ne justifient pas la conservation de données de santé.

3.7 Préparation aux Activités et Engagement de Conduite

Finalité : préparer le participant aux règles de sécurité et de conduite de la mission, y compris la protection des mineurs le cas échéant, vérifier les étapes effectivement réalisées et attester l'engagement lorsqu'il est formalisé. La préparation articule les règles générales de WAVES & LOVE avec les règles de l'ONG et de la mission choisie. Le parcours peut être mis à disposition dans l'espace personnel dès la sélection de la mission dans la demande de Réservation, avec des notifications et rappels adaptés, sans que son achèvement anticipe la confirmation définitive de la Réservation ou de la mission. Les délais et les conséquences du non-achèvement sont ceux prévus dans les CGV pour les missions impliquant un contact avec des mineurs ; ils ne s'étendent pas automatiquement aux autres activités. Si la mission effectivement confirmée ou les règles applicables diffèrent, les étapes qui demeurent adéquates sont conservées et seuls les compléments nécessaires sont enregistrés.

Données traitées : identification du participant, de l'ONG et de la mission, étapes effectivement réalisées, réponses nécessaires à la vérification de la compréhension, versions et langue des règles présentées, compléments et, le cas échéant, date et preuve de la signature électronique. Les questions portent sur les règles et des situations de conduite et peuvent être posées à nouveau après une explication ; elles ne visent pas à évaluer la personnalité ou les antécédents. Lorsqu'elle est émise et nécessaire à la coordination de la mission, la déclaration mise à disposition de l'ONG identifie le participant, la mission et les versions applicables et n'atteste que les étapes achevées et l'engagement effectivement formalisé. Elle n'inclut pas l'historique des réponses et ne certifie ni les antécédents ni l'aptitude à travailler avec des mineurs. Pour les autres activités, l'intervention éventuellement nécessaire d'un représentant légal n'est enregistrée que dans la mesure applicable.

Base légale : mesures précontractuelles demandées par le participant lui-même, ou exécution du contrat, uniquement dans la mesure où le traitement est objectivement nécessaire à la préparation et à l'exécution de la mission choisie, s'agissant du participant qui demande ces mesures ou qui est partie au contrat, y compris lorsqu'il est valablement représenté (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD). La préparation et la coordination des autres participants, et les traitements non couverts par cette nécessité contractuelle qui sont strictement nécessaires à la sécurité des activités, des participants et des bénéficiaires, reposent sur l'intérêt légitime, après mise en balance des droits et intérêts en présence (point f). La conservation de la preuve nécessaire à la défense de droits et le traitement des données strictement nécessaires du représentant reposent également sur l'intérêt légitime, après mise en balance, avec une attention particulière portée aux mineurs. L'inclusion d'une étape dans le parcours ne rend pas, à elle seule, le traitement nécessaire au contrat. Les obligations légales ne sont invoquées que lorsqu'elles sont concrètement applicables. La signature formalise l'engagement de conduite ; elle ne constitue pas un consentement au traitement de données pénales.

Vérifications légalement exigées : les documents ou informations relatifs aux antécédents que l'ONG doit obtenir pour l'admission sont traités directement entre celle-ci et le participant, conformément à la loi applicable, en dehors du parcours et de l'espace documentaire de WAVES & LOVE. La coordination entre WAVES & LOVE et l'ONG est manuelle et se limite à la décision opérationnelle globale et aux éléments nécessaires à l'admission ou à l'affectation, sans indicateur du résultat d'une vérification pénale ni explication révélant ces données. En cas d'obligation légale propre à WAVES & LOVE ou de réception d'un signalement d'incident, le traitement suit un circuit spécifique, avec accès restreint, information adéquate et fondement légal applicable, y compris les exigences de l'article 10 du RGPD lorsque des données pénales sont en cause.

Automatisation : la mise à disposition du parcours, les réponses explicatives et les rappels peuvent être automatisés. La mise à jour des états de coordination avec l'ONG et l'éventuelle réaffectation sont effectuées manuellement par les équipes, sans décision automatisée d'admission. L'absence d'achèvement n'entraîne pas d'évaluation automatisée de l'aptitude ni l'annulation automatique de l'ensemble de la Réservation. La résolution éventuelle est appréciée par WAVES & LOVE dans les cas et conditions prévus par les CGV, en permettant au participant de signaler une erreur, une difficulté d'accès ou une autre circonstance pertinente.

3.8 Avis Publics

Finalité : permettre des avis facultatifs sur les destinations et les missions, vérifier la correspondance avec l'expérience réelle, prévenir les faux avis, modérer le contenu et informer les autres utilisateurs.

Données traitées : note, commentaire, destination ou mission, date, nom d'affichage ou pseudonyme facultatif, lien interne avec la Réservation, et enregistrements de signalement, de réponse et de modération. Par défaut, l'avis ne révèle pas l'identité du compte.

Base légale : consentement spécifique et démontrable pour la publication publique ; intérêts légitimes documentés pour l'authentification, la prévention de la fraude et la modération, après mise en balance ; obligation légale uniquement lorsqu'elle est précisément applicable.

Transparence : l'interface identifie les champs publics, les destinataires, l'indexation possible, la méthode de vérification, le classement, la modération et les incitations. Aucune coordonnée, donnée de santé ou pénale, donnée de mineur ou de tiers ne doit être incluse. Il n'existe aucune utilisation manuelle ou automatique à des fins de notation comportementale, de profilage, de tarification, de réservation, de participation ou d'accès futur.

Droits : l'auteur peut modifier ou retirer son avis, demander sa suppression ou son anonymisation, exercer ses droits au titre du RGPD et contester une modération. Les avis positifs et négatifs obéissent aux mêmes critères. La réutilisation à des fins publicitaires ou sur les réseaux sociaux nécessite une information et un fondement propres.

3.9 Photographies et Communications de WAVES & LOVE

Finalité : capter et utiliser des images de voyageurs ou de bénéficiaires des ONG pour la communication de WAVES & LOVE, uniquement pour les finalités et sur les supports spécifiquement autorisés. L'autorisation distingue la diffusion sur le site, sur les réseaux sociaux et en publicité, selon les usages effectivement envisagés.

Données traitées : image et identification minimale de la personne, contexte de la prise de vue, usages autorisés, durée et preuve de l'autorisation. Pour les bénéficiaires des ONG, l'autorisation est donnée par la personne ayant capacité à cet effet ou par le représentant légal compétent, avec une information compréhensible et le respect de la volonté et de la maturité du mineur. L'ONG peut faciliter et attester la collecte, mais son accord ne remplace pas l'autorisation de la personne habilitée à la donner. Aucune image identifiable d'un enfant n'est publiée sans autorisation spécifique valide, ni aucun contenu l'exposant à un risque ou portant atteinte à sa dignité.

Base légale : consentement préalable, libre, spécifique, éclairé, démontrable et distinct de l'acceptation de la Réservation ou de l'engagement de conduite (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD), sans préjudice des exigences légales relatives au droit à l'image et à la représentation. Le refus ou le retrait n'affecte pas le voyage, la participation, ni le soutien apporté par l'ONG. Si l'image révèle des données relevant de l'article 9, le fondement spécifique applicable est également requis ; une autorisation générique ne suffit pas.

Utilisation et retrait : le formulaire identifie WAVES & LOVE, les usages, les destinataires, les supports et la durée choisie pour l'utilisation et la conservation. La personne concernée peut retirer son consentement via contact@wavesnlove.com ou par le même canal simple utilisé pour le recueillir, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur. WAVES & LOVE cesse les nouvelles utilisations et retire les images des supports qu'elle contrôle, en prenant les mesures raisonnables applicables aux diffusions déjà effectuées ; elle informe au préalable que les publications publiques peuvent être copiées ou partagées par des tiers. Le contenu n'est pas réutilisé pour une finalité ou un support différent sans un nouveau fondement et une information adéquats.

3.10 Dons après le Séjour

Finalité : permettre, lorsque la fonctionnalité est disponible, la réalisation de dons facultatifs à la demande du voyageur. L'entité qui reçoit le don, la destination du montant et l'intervention de WAVES & LOVE sont identifiées avant toute collecte ou paiement. Le choix de ne pas faire de don n'affecte pas le voyage ni la relation avec WAVES & LOVE.

Données traitées et fondement : uniquement les données nécessaires pour exécuter la demande du donateur, confirmer l'opération et respecter les obligations légales concrètement applicables, sur le fondement de l'article 6, paragraphe 1, points b et c, du RGPD, dans la mesure correspondant à l'intervention effective de chaque entité. Les destinataires, les éventuels transferts, la conservation et les coordonnées sont indiqués au moment de la collecte. La divulgation publique de l'identité du donateur ou du montant du don, et son utilisation à des fins de prospection, dépendent d'une information et d'un consentement distincts lorsqu'ils sont requis ; ils ne résultent pas automatiquement du don.

4. Destinataires des Données

Les données personnelles peuvent être communiquées :

• Aux collaborateurs de WAVES & LOVE dûment autorisés ; s'agissant des avis et des photographies dont la diffusion a été autorisée, le public, les utilisateurs des réseaux sociaux et les moteurs de recherche ne peuvent accéder qu'aux contenus et champs dont la publication a été spécifiquement consentie, sur les supports indiqués à la personne concernée.
• Aux établissements hôteliers partenaires au Pérou, au Sénégal et aux Philippines : données de Réservation, identification du voyageur, contacts de coordination et informations nécessaires à la sécurité, à l'activité ou à une obligation légale. Aux ONG partenaires dans ces pays : identification, affectation à la mission, contacts et notes opérationnelles nécessaires et, le cas échéant, déclaration justificative du parcours. Les contacts d'urgence et les informations de santé ou alimentaires ne sont mis à disposition que dans la mesure nécessaire à la mission et aux fonctions qui en ont besoin, le point 3.6 s'appliquant aux données sensibles. La présence de ces champs dans le profil ne donne pas un accès général aux partenaires. Après la mission, l'ONG ne conserve que le nom, les coordonnées nécessaires et un historique minimal de participation, dans les limites du point 10, également applicables aux exportations autorisées et sous réserve des cas concrets qui y sont prévus. La consultation de l'identification se fait dans un espace réservé, en lecture seule, sans fonction de téléchargement. Aucun certificat, déclaration ou résultat pénal n'est mis à disposition dans ce parcours.
• Aux prestataires de services techniques, y compris pour l'envoi de newsletters, dans le cadre d'un contrat conforme à l'art. 28 du RGPD.
• À Aon France, par l'intermédiaire de la marque Chapka Assurances, et à l'assureur ou au distributeur identifié du produit souscrit, uniquement lorsque le voyageur souscrit directement via la plateforme. Chapka agit en règle générale en tant que responsable autonome du traitement lié à ses services, conformément à ses informations de confidentialité disponibles à l'adresse https://www.chapkadirect.fr/index.php?action=rgpd. WAVES & LOVE ne leur transmet aucune donnée sans fondement ni information préalables ; une simple Réservation ne vaut pas souscription d'assurance.
• Aux organismes de règlement des litiges, tribunaux, autorités, assureurs et conseils, uniquement lorsque cela est nécessaire pour une réclamation, la défense de droits ou une obligation légale.
• Aux prestataires de services de paiement, y compris Stripe indiqué lors du paiement, pour les données nécessaires à l'autorisation, à la capture, à la prévention de la fraude et au remboursement ; et aux autorités publiques, lorsque la loi l'exige. Selon l'opération, Stripe agit pour le compte de WAVES & LOVE ou en tant que responsable autonome, notamment pour ses propres finalités de prévention de la fraude et de respect des obligations légales. Ses informations de confidentialité et son accord de traitement sont disponibles à l'adresse https://stripe.com/privacy et https://stripe.com/legal/dpa.

La transmission à des tiers est strictement limitée aux finalités prévues et aux bases légales applicables, notamment l'exécution du contrat, le respect des obligations légales, l'intérêt légitime ou le consentement, lorsqu'il est requis.

Des données anonymisées de manière irréversible peuvent être utilisées à des fins statistiques ou marketing.

5. Transferts Internationaux

L'organisation des voyages peut impliquer la communication ou la mise à disposition de données à des partenaires situés en dehors de l'Espace Économique Européen, selon la destination réservée, notamment au Pérou, au Sénégal et aux Philippines. La consultation à distance par l'ONG dans son espace réservé, y compris de l'identification et de la déclaration du parcours lorsqu'elles sont mises à disposition, constitue également un transfert international lorsque l'ONG destinataire se trouve en dehors de cet Espace, même si les données restent hébergées sur des serveurs en Europe et qu'il n'existe pas de fonction de téléchargement. Ces transferts sont soumis aux conditions suivantes :

• lorsqu'il existe une décision d'adéquation applicable au destinataire et au traitement, le transfert peut s'appuyer sur cette décision ; dans les autres cas, l'accès habituel des partenaires dépend d'une garantie appropriée au sens de l'article 46 du RGPD, y compris des clauses contractuelles types lorsqu'elles sont applicables, après une évaluation du pays de destination et des mesures supplémentaires nécessaires. Le choix et la formalisation de la garantie tiennent compte des fonctions des entités et du traitement concrètement effectué ;
• la personne concernée reçoit, avant le transfert, une information sur le pays, le destinataire et le fondement utilisé, ainsi que sur le moyen d'obtenir une copie de la garantie, le cas échéant, via l'information de la Réservation ou le contact confidentialité. Seules les données nécessaires sont mises à disposition. Les dérogations de l'article 49 ne sont utilisées que dans les situations spécifiques et conditions que cet article admet et ne constituent pas la base générale de l'accès habituel des partenaires à la plateforme.

Les services Stripe peuvent impliquer des transferts vers les États-Unis et d'autres pays identifiés dans sa documentation. L'accord de transfert disponible à l'adresse https://stripe.com/legal/dta prévoit les mécanismes applicables, y compris le Cadre de Protection des Données UE–États-Unis lorsqu'il est valide pour le destinataire et le traitement et, dans les autres cas couverts, les clauses contractuelles types. La souscription directe d'assurance peut également impliquer les destinataires et transferts décrits dans les informations de confidentialité de Chapka et de l'assureur. Le traitement dans le cadre de ces services peut ainsi avoir lieu en dehors de l'Espace Économique Européen.

6. Cookies

Le Site utilise des cookies pour améliorer la navigation et personnaliser l'expérience utilisateur.

Les cookies non essentiels ne sont utilisés qu'avec le consentement préalable, recueilli via la bannière de cookies.

L'utilisateur peut revoir ses choix et retirer son consentement aux cookies non essentiels à tout moment, avec la même facilité qu'il l'a donné, via le mécanisme de gestion des préférences mis à disposition sur le Site. Les paramètres du navigateur permettent également de bloquer ou de supprimer les cookies, mais ne remplacent pas la gestion du consentement sur le Site.

La Politique de Cookies détaillée est disponible à l'adresse https://www.wavesnlove.com/fr/cookies.

7. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la législation applicable, l'utilisateur dispose des droits suivants :

• Accès à ses données personnelles.
• Rectification des données inexactes.
• Effacement des données, dans les conditions légales.
• Limitation du traitement.
• Opposition au traitement.
• Portabilité des données.
• Retrait du consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer ces droits, veuillez contacter :

• Adresse : Rua Cidade de São Paulo, n.º 25, 4.º A, 2735-656 Agualva-Cacém, Sintra
• Email : contact@wavesnlove.com | Téléphone : +33 7 59 70 81 91

Pour des raisons de sécurité, des informations complémentaires proportionnées ne sont demandées qu'en cas de doute raisonnable sur l'identité. Si, exceptionnellement, une copie est nécessaire, les champs non nécessaires sont masqués, l'accès est restreint et la copie est détruite immédiatement après vérification.

8. Données Personnelles des Mineurs

Les données des mineurs ne sont traitées que lorsque cela est nécessaire au voyage, à la sécurité ou à une obligation légale, sous l'intervention de la personne exerçant l'autorité parentale ou légalement autorisée, ou pour les photographies spécifiquement autorisées conformément au point 3.9. Actuellement, les voyageurs mineurs ne sont pas affectés à des missions impliquant un contact avec des mineurs bénéficiaires et ne réalisent pas l'engagement spécifique destiné à ces missions. Pour les autres activités, la préparation est adaptée à l'âge et à la maturité du mineur, et l'intervention du représentant se limite aux actes que la loi ou l'activité exigent, en utilisant les données déjà identifiées dans la Réservation, sans exiger de compte propre pour le mineur. Au lancement, les mineurs ne publient pas d'avis publics.

L'information est présentée dans un langage adapté ; il n'existe aucune notation comportementale, profilage, décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou d'importance similaire, ni prospection dirigée vers les mineurs. L'accès et le partage sont limités, et le représentant peut exercer les droits, sans préjudice des droits personnels du mineur selon son âge et sa maturité.

9. Sécurité des Données

WAVES & LOVE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• le chiffrement en transit et, lorsque cela est adapté au risque, au repos ;
• le contrôle des accès selon le besoin fonctionnel, l'authentification et la revue périodique ;
• la journalisation, les sauvegardes, la gestion des vulnérabilités et la réponse aux incidents proportionnées au risque ;
• des politiques internes, des formations, des contrats avec les prestataires et des tests réguliers d'efficacité.

Ces mesures visent à garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données.

10. Durée de Conservation des Données

Les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement :

• Demandes et clients potentiels : pendant le temps nécessaire à la réponse et, lorsque cela est justifié, pendant un délai limité de preuve ou de prescription, avec révision et suppression des contacts inactifs.
• Données de compte, contractuelles et de réclamations : les données de compte sont conservées le temps nécessaire à leur gestion, avec révision des comptes inactifs ; la suppression du compte n'efface pas les éléments ayant leur propre fondement de conservation. Les données contractuelles et de réclamations sont conservées pendant l'exécution et les délais légaux de responsabilité, de preuve et de prescription applicables ; les enregistrements nécessaires aux demandes de réduction du prix ou d'indemnisation sont conservés au moins deux ans. Ce délai ne détermine pas la conservation des copies d'identification, des champs facultatifs du profil, ni de l'historique complet des réponses au parcours. La preuve des conditions de Réservation est associée à la version et à la langue effectivement présentées lors de l'acceptation.
• Identification et assurance voyage : seuls les éléments nécessaires aux vérifications sont conservés. L'accès de l'ONG à la copie d'identification prend fin à la fin de la mission, ou avant si nécessaire, toute copie légitimement détenue par l'ONG étant également supprimée. La copie est supprimée des archives courantes de WAVES & LOVE au plus tard sept jours calendaires après la fin du séjour, ou avant lorsqu'elle n'est plus nécessaire, notamment en cas d'annulation ou de cessation anticipée de la participation. La création de copies par l'ONG n'est pas autorisée. Les copies d'assurance sont supprimées après vérification, seul l'enregistrement minimal nécessaire à l'exécution et à la preuve du contrat étant conservé. Une conservation supplémentaire d'un document exige une obligation légale, un incident ou un besoin concret de défense de droits, avec un accès séparé et restreint limité aux éléments et à la période nécessaires.
• Préparation et engagements de conduite : sont conservés l'identification du participant, de l'ONG et de la mission, les étapes, le texte et la langue acceptés, les dates et compléments et, le cas échéant, la signature, la déclaration et la preuve de l'intervention du représentant, selon les critères de preuve contractuelle indiqués ci-dessus. Les réponses et tentatives sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à l'achèvement ou à la preuve du parcours. L'accès de l'ONG aux justificatifs prend fin à la fin de la mission, ou avant si nécessaire. Ensuite, l'ONG ne conserve que le nom, les coordonnées nécessaires et un historique minimal de participation, y compris la mission et les dates, jusqu'à la confirmation de la prestation et la conciliation des paiements, dépenses ou recettes. Les notes opérationnelles ne font pas partie de cet historique. Ces opérations achevées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, même en l'absence d'enregistrement formel de clôture. Seuls demeurent dans une archive séparée ou restreinte les documents comptables légalement exigés et les éléments nécessaires à une autre obligation légale, à une assistance en cours, à un incident ou à la défense de droits, pendant le délai applicable. Une révision au moins annuelle vérifie ces limites. Les statistiques ultérieures utilisent des données anonymisées ; l'historique ne sert pas à la prospection.
• Prospection commerciale : cesse immédiatement en cas de retrait du consentement ou d'opposition. Seule une liste minimale de suppression est conservée, pendant un délai justifié, afin d'éviter tout nouvel envoi indu.
• Vérification d'identité pour l'exercice des droits : la copie exceptionnelle est détruite immédiatement après vérification ; seul un enregistrement minimal de la demande et de la validation est conservé pendant le délai nécessaire pour prouver le respect de cette obligation.
• Données de facturation de WAVES & LOVE : 10 ans, sauf délai spécial légalement applicable, uniquement pour les documents et éléments comptables exigés par la loi. Cette règle ne couvre pas le dossier opérationnel du participant et ne détermine pas le délai des obligations propres d'une ONG étrangère.
• Champs facultatifs « Emergency & Travel Info » : le contact d'urgence et les restrictions alimentaires ou allergies demeurent dans le profil, sans copie par mission, tant que le voyageur souhaite les conserver pour de futurs voyages et qu'ils demeurent nécessaires et actuels. Ils peuvent être corrigés ou retirés sans supprimer le compte ; ils sont effacés sur demande, lors du retrait du consentement le cas échéant, lors de la suppression du compte ou lorsqu'ils cessent d'être utiles. La révision des comptes inactifs vérifie cette nécessité, sans présumer une conservation illimitée du simple fait de l'existence du compte. L'ONG perd l'accès à la fin de la mission, ou avant si nécessaire, et supprime les enregistrements opérationnels, y compris les notes contenant ces données. Seuls les éléments nécessaires à une assistance en cours, à un incident, à une obligation légale ou à la défense de droits peuvent subsister séparément, avec un fondement propre et un accès restreint, tant que la raison subsiste. Ces limites couvrent les copies et exportations autorisées ; un litige financier en cours ne prolonge pas l'accès aux données de santé ou d'urgence.
• Avis : les avis positifs et négatifs restent publiés pendant vingt-quatre mois ou jusqu'à leur retrait, si celui-ci est antérieur ; la preuve minimale du consentement, de l'authenticité et de la modération est conservée pendant douze mois après suppression, sauf litige ou obligation légale documentés.
• Photographies et autorisations : les images sont utilisées et conservées pendant la durée indiquée dans l'autorisation, l'utilisation cessant avant ce terme si le consentement est retiré. Seule la preuve minimale nécessaire de l'autorisation, des usages et du retrait est conservée séparément, pendant le délai justifié de conformité et de défense de droits, sans prolonger la diffusion de l'image.
• Registres de présence papier : uniquement tant que nécessaires à la coordination et à la preuve de l'activité et, le cas échéant, selon les critères de conservation des registres contractuels, sans créer d'archive des trajets ou de la localisation. Dons : les délais indiqués avant la collecte s'appliquent à l'opération concrète, avec une conservation supplémentaire uniquement dans la mesure exigée par une obligation légale ou la défense de droits.

11. Réclamations

L'utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), l'autorité portugaise de protection des données, à l'adresse : https://www.cnpd.pt

12. Modifications de la Politique de Confidentialité

WAVES & LOVE peut mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à tout moment, en cas de nécessité. La version actualisée sera publiée sur le Site.

Dernière mise à jour : 22 septembre 2026